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Saiba para onde vai o dinheiro da sua empresa

Descobrir para onde vai o dinheiro da sua empresa é o principal objetivo do fluxo de caixa, desde que seja feito da maneira correta.

É vital ter um Fluxo de Caixa para diagnosticar a saúde financeira da sua empresa diariamente. Mais importante ainda é classificar corretamente as suas despesas criando um Plano de Contas. É esse plano que te ajudará a tomar decisões no futuro. Anotar por anotar não vai te levar a lugar algum.

Antes de continuar a leitura, saiba que esse é o segundo post de uma série sobre a saúde financeira de sua empresa. Para ficar mais inteirado sobre o assunto, clique aqui e veja o início da jornada! Caso já tenha visto e esteja antenado sobre o assunto, continue com a gente.

A sua empresa trabalha, vende e paga contas, como se fosse um círculo vicioso, mas nunca sobra dinheiro. Se você se identificou com a afirmação vamos te contar porque o seu dinheiro some tão rápido, mas para entender a sua empresa de verdade terá que fazer um exercício com a gente, vamos?

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Crie um mapa para o seu dinheiro

Primeiramente iremos rastrear todos os destinos para o qual o seu dinheiro se movimenta, assim saberemos para onde o dinheiro da sua empresa está indo.

Busque como foram os últimos 3 meses da sua empresa. Para cumprir essa etapa, terá que consultar os seus extratos bancários e dos cartões de crédito, dos últimos 3 meses. Sabemos que  essa parte é cansativa, mas muito importante e necessária. A boa notícia é que, depois desse levantamento, todas as outras etapas estarão praticamente no "piloto automático".

Classifique cada movimentação no seu extrato como nossas indicações: 1 ou 2 são receitas, de 3 à 10 são despesas, assim como na (imagem 2). É importante que você consulte seus extratos bancários e cartões de crédito e nunca especifique o valor total da fatura como simplesmente "Cartão de Crédito". Você deve esmiuçar a fatura, categorizando os gastos e somando-os de acordo com as categorias do modelo.

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Imagem 2 Estrutura do Orçamento Empresarial em Blocos.

Entenda cada bloco

Entenda agora quais receitas e despesas entram em cada um dos blocos:

O bloco 1 é destinado às principais receitas da empresa, normalmente venda de produtos ou serviços. Ainda na coluna verde, de receitas, encontramos o bloco 2, são as receitas não operacionais, usadas com menor frequência pois são aportes dos sócios, venda de sucata, mobiliário usado, veículos da frota,bens e patrimônio, rendimentos provenientes de aplicações financeiras ou aluguéis.

A coluna vermelha, das despesas, começa com o bloco 3, as administrativas, aqui entram gastos com aluguel, luz, água, telefonia, internet, manutenção, uniformes, pequenos utensílios, manutenção e compra de móveis/eletros, contabilidade, advogado, faxineira, combustível e seguros.

O bloco 4 corresponde às despesas com recursos humanos ou departamento pessoal, incluindo salários, férias, comissões, benefícios, encargos e obrigações (FGTS, INSS, GPS, exames admissionais, demissionais e periódicos), segurança e medicina do trabalho, multa rescisória, acertos contratuais, treinamentos e confraternizações.

Tarifas bancárias, taxas de emissão de boletos bancários, anuidade do cartão de crédito, aluguel de maquininhas, juros, multas e IOF entram no bloco 5.

O marketing corresponde ao bloco 6,  englobando serviços de criação e manutenção do site, domínios, anúncios na web como Google Ads (links patrocinados) e Facebook Ads. Ainda entram gastos com cartões de visita, brindes, panfletos, anúncios em jornais, revistas, rádio, televisão, participação em eventos, palestras, workshop, feiras de gêneros e outros.

No bloco 7 entram as despesas tributárias em esfera: nacional, estadual e municipal. Simples Nacional, IPTU, TFLF, Taxa de Fiscalização, Taxa de Incêndio e qualquer outro DAE. Além de

custos burocráticos como certidões, cartório, sindicatos patronais e outras demandas.

O bloco 8 é, para muitas empresas, o mais importante. Entram aqui os custos com fornecedores de matéria-prima, insumo para produção, produtos acabados para revenda e serviços terceirizados operacionais ligados direto à atividade fim da empresa.

Quando sua empresa adquire imóveis, veículos, maquinário operacional ligados diretamente à atividade principal da empresa entram no bloco 9. Além desses, estão aportes na poupança, CDB, fundos, tesouro direto, LCI, LCA, ações, câmbio, derivativos e outros. Outra saída que entra nesse bloco é o PDR* (Parcela de Dívida Renegociada).

Quando o sócio retira dinheiro da empresa é demonstrado no bloco 10, incluindo imposto de renda dos sócios, plano de saúde , seguros de vida e previdência. Ou seja, toda e qualquer conta do sócio paga pela empresa.

*Uma subcategoria em particular merece atenção especial quanto a sua classificação, PDR - Parcela de Dívida Renegociada alocada dentro da categoria 9 de Investimentos. E por quê?

Saiba que todo o rendimento proveniente de qualquer investimento será sempre menor que os juros devidos de uma dívida não paga. Portanto, não justifica investir sendo devedor ou inadimplente. Nesse caso o melhor investimento será liquidar suas dívidas. Além da questão matemática financeira ressaltamos a psicológica: nada melhor que deitar a cabeça no travesseiro sabendo que não deve ninguém, ou pelo menos já está renegociada a dívida.
 

Conclusão do mapa

Na maioria dos casos, as empresas não possuem um plano de contas nem conhecimento sobre o assunto. Acabam por controlar suas finanças com anotações em agenda ou Livro Caixa, que apenas representam as suas entradas e saídas.

O problema desse tipo de gerenciamento é que não há nenhum padrão na hora de contabilizar seus lançamentos. Isso acaba com dois dos fatores mais importantes do gerenciamento financeiro: o fácil acesso às informações e o conhecimento sobre "para onde o seu dinheiro está indo".

Já por sua vez, recorrer a contadores e consultores autônomos pode transformar algo simples em um plano com termos e dados técnicos contábeis e fiscais que dificultam o entendimento.

Por isso a Construsite Brasil criou uma planilha que vai facilitar a vida financeira da sua empresa. Nela você conta com o melhor modelo de Plano de Contas já pensado e desenvolvido de acordo com as suas necessidades, inclusive ele é clean, para facilitar a rotina de sua empresa e tomadas de decisão.

Percebemos, após anos de trabalhos com pequenas e médias empresas brasileiras, que uma fraqueza pertinente na rotina empresarial é justamente a falta de padronização básica nos controles, algo que não abra margens para o erro. Sabemos que cada empresa tem sua própria cultura, mas na hora de controlar as finanças só existe um jeito, o certo! Por isso nosso plano de contas é engessado (travado) e a prova de erros, sem possibilidade de alterações, o que irá ajudá-lo muito.

Continue a sua busca por conhecimento. Leia o post de número 3 " Como pequenas empresas fazem projeção do Fluxo de Caixa" para continuar essa jornada. Bom trabalho e sucesso!

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