Como usar o Contas a Pagar e Receber? [Baixe Planilha Grátis]

Você consegue responder quanto a sua empresa tem a pagar até o final deste mês? E a receber? Isso é o básico do controle financeiro de uma empresa e caso você não consiga responder a essas duas perguntas de prontidão, é hora de mudar de vez a sua estratégia de jogo ou o cenário será irreversível. Aperte o botão de emergência o quanto antes, você está prestes a afundar sua empresa.

Administrar o contas a pagar e o contas a receber é a atividade mais básica do departamento financeiro de uma empresa, faz parte da sua rotina diária. São os compromissos da empresa que representam a entrada e saída de recursos. Continue com a gente e vamos te mostrar como se faz.

O que é contas a pagar? O que é contas a receber?

Uma conta a pagar é uma obrigação financeira assumida pela empresa, como por exemplo: o pagamento a um fornecedor de matéria-prima, o salário de um funcionário, a energia elétrica à companhia e um imposto ao governo.

Já uma conta a receber representa um direito financeiro, normalmente já previsto para entrar no caixa, como por exemplo: as parcelas de uma vendas à prazo e os rendimentos de uma aplicação.

Colocadas lado a lado, é possível diagnosticar a saúde financeira da empresa e questionar o quanto ela é sustentável, ou seja, existe saldo em caixa ou receita suficiente para quitar as obrigações financeiras e manter as atividades empresariais sem a necessidade do dinheiro de terceiros, como empréstimos ou aportes dos sócios.

Como usar a planilha de Contas a Pagar e Receber?

O controle das contas a pagar e receber fornece informações para o gestor tomar decisões estratégicas diariamente, mensalmente e anualmente. Além disso, desenha o fluxo de movimentação financeira, possibilitando a geração de históricos do passado e projeção de orçamentos financeiros.

Para tirar o máximo de proveito da planilha siga as boas práticas indicadas abaixo:

Registro de Compras e Vendas

O controle de contas a pagar e receber deve ser alimentado diariamente. Ao realizar uma compra e receber a nota fiscal com detalhes da forma de pagamento, valor das parcelas e data de vencimento, um registro de compra deve entrar imediatamente na planilha, assim será gerado um pagamento no financeiro (ou vários, de acordo com a quantidade de parcelas) referente a compra realizada.

O processo para registrar na planilha as vendas funciona da mesma forma. Ao faturar uma venda, entre com as informações na aba de recebimentos de acordo com a nota fiscal emitida. Assim, os valores a receber serão projetados nas datas do vencimento.

Despesas Fixas

Faça uma média de todas  as contas mensais da sua empresa do ano anterior, como por exemplo: Luz, Água, Telefone, Internet, Aluguel, Salários, Contador, Impostos, Tarifas bancárias, Parcela de Empréstimos e as demais contas que se repetem ao longo dos meses.

Ao receber o boleto real do mês, atualize no seu contas a pagar com o valor real e a data de vencimento. Ao chegar a data, se pago, consolide o pagamento na planilha. Se não pago, projete uma nova data futura para pagar.

Conciliação Bancária

Realize, diariamente, a conciliação bancária dos seus pagamentos de forma simples e rápida, já que elas foram previstas de forma antecipada no momento do planejamento orçamentário do início do ano. Isso reduz o trabalho de digitação de pagamentos e confirmação de despesas na planilha.

Plano de Contas

Além de facilitar suas consultas de pagamentos, a planilha também irá permitir que você gere relatórios que facilitam o processo de controle financeiro e gestão da empresa.

Emissão de Relatórios para Tomar Decisões