Tem hora certa para checar e-mails?

Checar seus e-mails pode acabar com seu dia. Por mais que você os resolva, apagando ou respondendo-os, sua caixa de entrada nunca ficará zerada. Estudo publicado pela revista Inc. aponta envios diários de 121 e-mails por pessoa, absurdo né?! A luta é pesada para todos: você deleta um, surgem mais oito. Você responde três, aparecem dezoito.

Com quais armas lutar? Primeiro você tem que ter em mente que os e-mails não desaparecerão tão cedo do mundo corporativo. Por isso, vou compartilhar com você os aprendizados acumulados acerca de diversos estudos sobre gestão do tempo e produtividade, quando o assunto é checar e-mails.

Experimento 1: Checar seu E-mail Retarda sua Concentração

Em um experimento realizado aqui na Construsite Brasil, descobrimos que as pessoas ficam distraídas depois de apenas 14 minutos de trabalho. A caixa de e-mail é a principal causa dessa distração no ambiente de trabalho. Embora pareça que estamos trabalhando, ele nos impede de começar o que realmente é importante.

Ação Estratégica para Produtividade: Defina horários durante o dia para checar e responder seus e-mails, não cheque de acordo com a necessidade. Recomendo 4 vezes durante o dia: 1º no início do seu dia de trabalho; 2º antes de sair para o almoço; 3º quando voltar do almoço e; 4º ao final do seu dia de trabalho.

Experimento 2: Checar seu e-mail te faz procrastinar

O estudo descobriu que gastamos um quarto do nosso dia de trabalho no e-mail. Embora você perca o seu tempo, o e-mail é necessário para o profissional de hoje. Não podemos simplesmente ignorá-lo. Temos que responder e fazer negócios com ele.

O grupo testado, no entanto deixava de fazer o que de fato era importante para checar e-mails incansavelmente, declarando que usavam o e-mail como procrastinação porque se sentiam melhores do que se estivessem assistindo a pegadinhas no YouTube. Além disso, acham sempre que vai ser rápidinho checar os e-mail, porém nunca é!

Ação Estratégica para Produtividade: Eduque sua mente a pensar sempre no motivo daquela determinada tarefa, verdadeiramente importante, e qual será seu resultado ao cumprí-la. O condicionamento da sua mente à recompensa nas tarefas importantes o farão esquecer de checar seu e-mail.

Experimento 3: Checar E-mail é um Vício

Tal vício ocorre devido ao mecanismo da mente chamado Condicionamento Operante. É parte da forma como nossa mente aprende as coisas. No caso do e-mail, ela aprende que se nós abrirmos a caixa de entrada seremos recompensados com um novo e-mail e o entusiasmo que ele nos traz.

O Condicionamento Operante segundo o psicólogo Burrhus Frederic Skinner, refere-se ao procedimento através do qual é modelada uma resposta no organismo através de reforço diferencial e aproximações sucessivas. A ação: checar e-mails é reforçada pela consequência: receber um e-mail.

Ação Estratégica para Produtividade: Embora as pessoas não gostem muito de e-mails, nós amamos o agradável sentimento de receber um e-mail. Use isso a seu favor, não tenha medo de enviar e-mails, use e abuse.

Experimento 4: Checamos E-mails Inconscientemente

O estudo perguntou aos usuários com qual frequência eles pensam que checam seus e-mails. Os participantes responderam cinco vezes ao dia. Na verdade, eles checavam suas mensagens de meia em meia hora, literalmente, seja via computador ou mobile. Um impulso irresistível nos mantém checando os e-mails mesmo quando não percebemos.

Ação Estratégica para Produtividade: Sabemos que a maioria de nós sente que fazer mil coisas ao mesmo tempo é sinônimo de conseguir cumprir o maior número possível de tarefas, mas a verdade é que o ser humano faz melhor suas atividades quando foca e concentra em uma coisa de cada vez. Ser multitarefas pode estar sabotando a sua produtividade. Não faça mais de uma tarefa por vez.

Experimento 5: Checar E-mail Geralmente nos Decepciona

A escritora Nancy Collier escreveu parece que o impulso de checar o e-mail é desproporcionalmente alto e fora de sincronia com o bem-estar. Checamos nossas mensagens ansiosamente, mas elas não fazem nenhum de nós mais feliz. Pelo contrário, nos faz sentir decepcionados. Collier chama isso de cérebro de loteria, um fenômeno mental que nos faz realizar coisas estúpidas. A Scientific American rotula o cérebro de loteria como irracional e perigoso.

Ação Estratégica para Produtividade: Talvez essa seja a regra de ouro, aquela que deve ser adotada por todos. Saiba dizer um não a você mesmo, se explicando os motivos. Antes de acatar uma ordem do seu cérebro de checar sua caixa, dê uma olhada na sua lista de afazeres. Não adianta assumir mais responsabilidades já que deixará algo de lado, correto? Afinal, melhor não ler, do que não responder.

Experimento 6: Checar E-mails Causa Estresse

Checar o e-mail frequentemente não parece estressante, porém não é bem assim. O grupo de estudo foi notificado para checar seus e-mails três vezes ao dia. Outro para manter seus e-mails abertos e checá-los frequentemente. O resultado do estudo foi previsível. Depois do teste, pesquisadores compilaram os dados e determinaram que limitar o número de vezes que as pessoas checam seus e-mails por dia reduziu a tensão durante uma atividade particularmente importante e diminuiu o estresse no dia-a-dia em geral.

Uma simples maneira de se livrar do estresse? Pare de checar seu e-mail com tanta frequência.

Ação Estratégica para Produtividade: O estresse ocorre quando aceitamos mais do que somos capazes de aguentar ou de dar conta no nosso dia. Acabamos nos sentindo cansados e nossa mente parece não querer funcionar. A solução é: quando for necessário deixar algo para depois, deixe sempre a checagem dos e-mails.

A Regra é Clara!

Não existe regra para lidar com a Gestão do Tempo. O que existem são boas práticas que ajudam a melhorar a maneira como as horas de trabalho são administradas. Independente do número de horas que se tenha pela frente, sem foco não há como administrar o tempo. Vimos nesse conteúdo que um dos grandes vilões do foco é o e-mail.

Se você chegou até o final deste artigo sem checar seu e-mail uma vez, parabéns!

A intenção da Construsite Brasil foi fazê-lo refletir sobre como seus e-mails podem estar atrapalhando sua produtividade, para assim ajudá-lo a executar suas tarefas com ainda mais qualidade. Recomendamos outras duas leituras acerca de gestão do tempo:

- Estratégias de marketing empresarial online para você ganhar tempo e;

- 8 ferramentas para otimizar tempo na negociação de imóveis a venda.