Contas a pagar e a receber: qual a importância de saber calcular

Você sabe a importância de saber calcular quais contas você deve pagar ou receber?

Essa pergunta solta para um empresário pode parecer boba ou óbvia, afinal, todos alegam saber exatamente o que acontece dentro de suas empresas.

Ao colocar em prática, no entanto, nem todos conseguem um resultado positivo, ou ter o controle que esperam.

Isso ocorre porque algumas questões empresariais parecem tão simples e óbvias que acabam sendo negligenciadas, seguindo a ideias de “com certeza alguém irá cuidar disso”. e é deixando a responsabilidade para um ou outro que muitas empresas acabam sendo prejudicadas.

Importância do contas a pagar e receber

O financeiro é um dos pilares para uma empresa de sucesso, além da gestão. Quando um destes pontos é comprometido a empresa pode correr sérios problemas.

A desorganização desses departamentos fará com que o seu negócio definhe lentamente, até que a situação seja percebida tardiamente para solucionar o problema.

Deve ser parte das rotinas do setor financeiro chegar e lançar as contas que devem ser pagas e os valores que são recebidos.

Um acompanhamento efetivo consegue evitar diversos problemas. Quer saber como realizá-lo?

Para começar é necessário entender exatamente o que são as contas a pagar e a receber. Entenda!

O que são as contas a pagar?

Basicamente, o contas a pagar são as responsabilidades financeiras da empresa, que sairão de seu caixa.

Citando alguns para ficar mais fácil a identificação, são despesas referentes à: pagamento dos colaboradores e fornecedores, aquisição de matéria-prima, impostos, energia, eventos, marketing e outros.

O que são as contas a receber?

Essa é a parte boa, aquela que todos os gestores buscam. Podem ser chamadas de direitos financeiros da empresa. Todos os valores previstos para a entrada no caixa.

Porque é necessário acompanhar os processos de perto?

De forma simples, porque se o contas a pagar tiver uma somatória maior do que o contas a receber, a empresa sai perdendo.

É preciso identificar se a empresa dá lucros, apenas se sustenta ou se dá prejuízo. Os procedimentos a serem seguidos dependerão de cada situação, sendo necessário criar estratégias que irão variar.

Esse assunto é muito importante, pois empresas que recebem milhares podem estar dando prejuízo se os dois lados não forem observados.

Imagine que o contas a pagar de seu negócio seja 800 mil e o contas a receber seja 755 mil.

Ao colocá-los lado a lado você consegue ver nitidamente que o valor recebido será menor do que o valor a pagar, logo a empresa não conseguirá cumprir com todas as suas obrigações financeiras, deixando de pagar ainda 45 mil.

Olhando o número 755 mil de forma isolada pode-se criar a ilusão de que tudo está indo bem e a empresa está faturando bastante.

O dia a dia empresarial e financeiro precisa de um acompanhamento para que seja possível fazer essa comparação, no melhor dos casos, em tempo real para que todas as ameaças sejam notadas.

Um erro pode prejudicar todo um planejamento financeiro e colocar a empresa em uma situação mais complicada.

Quando se está ciente de tudo o que acontece, as anotações estão corretas e os lançamentos são precisos, fica mais tranquilo para o gestor tomar as decisões diárias. Essa visão ampla do que acontece no negócio evita problemas futuros.

As informações oferecem uma base para que o gestor tome decisões importantes em curto, médio e longo prazo, e direcionando os recursos para os locais corretos.

Como controlar as "contas a pagar" e "a receber" de forma eficiente?

Agora que você já sabe o que os termos significam, vamos às práticas importantes para o seu negócio.

A seguir será demonstrado como alimentar a sua planilha para o controle desses gastos.

Registro de Compras e Vendas

Registrado tudo diariamente. Não acumule a função de fazer os lançamentos no final da semana, da quinzena ou do mês.

Diversas situações podem acontecer nesse meio tempo, notas fiscais podem se perder neste tempo deixando o seu controle comprometido.

Ao realizar qualquer ação de compra ou venda atualize o seu sistema, seja ele automatizado ou uma planilha para o controle.

Sempre que a sua empresa realizar uma compra, assim que tiver em mãos todos os detalhes da forma de pagamento, registre-os. Coloque o valor a ser pago, o número de parcelas e suas respectivas datas de vencimento.

No caso das Contas a Receber, o procedimento é o mesmo.

Assim que realizar a venda de sua solução, confira a nota fiscal emitida e já preencha todos os dados disponíveis sobre a transação, como o valor a ser recebido, o número de parcelas e as datas de vencimento para o recebimento.

Esse serviço pode parecer burocrático e maçante, porém é muito importante para a saúde de seu negócio.

Despesas Fixas

Como o próprio nome já indica, são as despesas que estão ali todo mês e podem ser previstas.

São exemplos de despesas fixas as contas de água, luz, aluguel, salário dos colaboradores e outras coisas mais que devem ser pagas para a manutenção empresarial.

Por serem recorrentes, ou seja, mês a mês você pode deixar um valor separado de forma prévia para esse fim. De modo geral, não há surpresas em relação a esses valores.

Ainda que seja só uma previsão, estipular um valor baseado na média dos meses anteriores já auxilia no processo de gestão. Melhor uma previsão do que não ter ideia sobre o que acontecerá no mês.

Plano de Contas

Crie um plano de contas e siga-o. Esse é o momento de ser “chato” e preciso. Evite ao máximo ficar fazendo alterações e flexibilizando este plano.

Essas pequenas flexibilizações podem fazer com que você perca o controle com o passar do tempo. Categorize os seus pagamentos para uma melhor organização, assim você terá uma melhor visão do que acontece em seu negócio.

As consultas de pagamento serão facilitadas, além de que a geração de relatórios facilitará o processo de gestão e controle financeiro empresarial.

Tenha uma maneira de acompanhar

O uso de uma planilha ou sistema de gestão facilitará a criação dos relatórios, já que permitirá a filtragem das informações de diferentes formas, como fornecedores, clientes, datas, valores e períodos.

Tome as melhores decisões estratégicas de sua empresa. Sabendo a importância de ter o controle financeiro de seu negócio, criamos uma planilha completamente gratuita para que você organize as suas "Contas a Pagar e a Receber".

Melhore a sua gestão e recupere o controle!