Como a gestão de projetos para agências pode transformar o seu negócio

A criatividade é importante para as agências de marketing. Na verdade, em uma pesquisa com 257 profissionais de marketing que trabalham no setor, 55% dos entrevistados disseram que a criatividade é o atributo mais desejado nas agências parceiras.

Via de regra, esse é o foco das equipes das agências: gerar novas ideias, elaborar grandes planos e apresentar campanhas e jobs surpreendentes para os parceiros. Porém, essa construção deixa de fazer sentido quando as entregas não são realizadas dentro do prazo e com a qualidade esperada, por exemplo.

É natural para uma agência se concentrar na criatividade e gastar menos tempo pensando em gerenciamento de projetos.

A verdade é que sem uma gestão de projetos para agências, o processo criativo sofre - assim como os negócios - tende a sair do caminho viável. Isso acontece com muita frequência, porque as equipes dos clientes concordam com orçamentos e cronogramas irrealistas e o talento é esticado demais.

No ambiente atual, a forma como os projetos são gerenciados pode fazer a diferença entre uma agência altamente lucrativa e outra que mal atinge o ponto de equilíbrio.

De tal modo, cada vez mais, a gestão de projetos para agências se consolida como uma estratégia necessária para manter a organização, a produtividade e a lucratividade das empresas criativas.

Sabendo disso, neste artigo, mostramos porque você precisa priorizar a gestão de projetos para agências e qual o valor dessa abordagem para a performance do seu time e os resultados da empresa.

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Por que pensar em gestão de projetos para agências?

De campanhas publicitárias ou de mídia social a estratégias de marketing de conteúdo e desenvolvimento de sites, uma agência de marketing mantém suas portas abertas produzindo todos os tipos de projetos criativos para seus clientes.

Basicamente, a dinâmica da agência gira em torno de criar, planejar e executar projetos. Daí a importância de estabelecer uma política consistente de gestão de projetos para agências: assim, é possível colocar ordem no fluxo de atividades da empresa, obtendo resultados mais positivos.

A gestão de projetos traz uma série de ganhos para as agências:

• Planejamento e organização: mapeamento de orçamentos de projetos, cronogramas, escopo de trabalho e muito mais.
• Comunicação: facilita a interação e o alinhamento entre a equipe criativa e o cliente para estabelecer expectativas, fornecer atualizações de status, entregar entregas do projeto, feedback de campo e muito mais.
• Acompanhamento do progresso: a gestão de projetos para agências permite manter um olhar atento sobre os cronogramas, cargas de trabalho, equipes multifuncionais e objetivos do projeto. Assim, é possível garantir que todos estes elementos permaneçam no caminho certo.

Na prática, a gestão de projetos para empresas criativas é praticamente indispensável, principalmente para uma equipe de grandes pensadores que não se orgulham de gerenciar logística e detalhes.

4 benefícios da gestão de projetos para agências

A seguir, listamos algumas das principais vantagens que ilustram por que toda equipe de marketing pode se beneficiar de uma gestão de projetos para agências.

1. A gestão de projetos criativos mantém as entregas em dia

Quando o seu trabalho é entregar um trabalho de alta qualidade aos clientes dentro do prazo, não há nada mais difícil do que pedir uma prorrogação do período de execução.

Esse é um dos maiores benefícios da gestão de projetos para sua equipe. Ela permite planejar datas de término mais realistas e gerenciar expectativas antecipadamente. Assim, os colaboradores ficarão de olho em como os projetos estão progredindo para mitigar quaisquer obstáculos e manter toda a sua equipe no caminho certo e dentro do prazo.

Isso não apenas eliminará o estresse da temida confusão de última hora para fazer os projetos chegarem à linha de chegada, mas também aumentará a percepção de valor dos clientes sobre a qualidade das entregas da agência.

2. A gestão de projetos criativos atenua o aumento do escopo

As palavras “aumento do escopo” são suficientes para causar arrepios na espinha de qualquer pessoa que trabalhe em uma agência de marketing. Você sabe em primeira mão com que rapidez os projetos podem aumentar e exigir ainda mais do tempo da sua equipe. O que começou como uma campanha simples de boletim informativo, de alguma forma, se expandiu para um exercício total de branding.

É uma armadilha fácil e comum de cair, mas é evitável com uma gestão de projetos precisa. Neste contexto, o gerente de projetos é responsável por estabelecer o escopo e chegar a um acordo sobre uma declaração clara de trabalho antes que alguém arregace as mangas e comece. Dessa forma, sua equipe e seus clientes ficam informados sobre o que está (ou não) incluído na taxa e no contrato do projeto.

3. A gestão de projetos para agências simplifica a comunicação

Você sabe que a comunicação eficaz é crítica, mas é um ponto comum de discórdia entre as agências e seus clientes. Em uma pesquisa com 500 profissionais de marketing que trabalham com agências externas, a comunicação foi citada como o principal desafio desse relacionamento.

Na prática, o desenvolvimento de projetos criativos exige o envolvimento de muitas pessoas. Equipes multifuncionais, clientes, freelancers, fornecedores e outros precisam colaborar com sucesso para concluir o trabalho, e há muita coordenação necessária para evitar fios cruzados.

Ao contar com um líder de projetos e usar uma ferramenta de gestão completa, a agência consegue simplificar e otimizar a comunicação, garantindo que as mensagens necessárias cheguem às mãos certas.

Assim, as equipes de criação e os clientes podem ter a certeza de que possuem as informações mais atualizadas de que precisam.

4. Gestão de projetos traz ordem ao caos

Todos os benefícios acima estão relacionados a uma vantagem abrangente: a gestão de projetos para agências traz uma estrutura muito necessária para organizar o processo criativo.

A gestão de projetos para agências permite que todos os detalhes sejam supervisionados, mantendo as entregas dentro dos padrões estabelecidos internamente.

Sem o gerenciamento adequado, os projetos criativos podem rapidamente sair do controle. E, embora sua equipe possa terminar com dezenas de boas ideias, é improvável que você consiga executar qualquer uma delas sem a preparação cuidadosa, o planejamento e a perseverança de um gerente de projetos.

Quais ferramentas podem beneficiar a gestão de projetos para agências?

Organizar o gerenciamento de projetos criativos dá trabalho. Mas, a boa notícia é que você não precisa fazer isso sozinho. A tecnologia é um recurso importante que permite organizar e monitorar o trabalho, garantindo uma comunicação consistente e a conclusão dos projetos dentro do cronograma.

A principal ferramenta que um líder de projetos deseja em seu arsenal é um sistema de gestão para agências, como o Operand.

Com este software, os gestores e suas equipes ganham visibilidade de todos os processos, sendo capazes de movimentar projetos criativos desde o início até a conclusão e entrega para o cliente. Tudo isso sem estresse e confusão, com alto nível de produtividade.

Estrutura, ordem e organização não precisam ser a antítese do processo criativo. Pelo contrário, a verdadeira mágica acontece quando a gestão de projetos para agências é estruturada, viabilizando a execução das grandes ideias de uma equipe de marketing.